Power Apps
L’outil low-code pour créer des applications PC et mobiles.
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App de suivi de l'avancement des devis
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App de suivi de l'avancement des devis
Bonjour à toutes & tous.
Je voudrais essayer de créer une app qui permette de suivre l’avancement des devis que mes collègues et moi-même envoyons à nos clients et prospects.
Plusieurs statuts possibles pour ceux-ci :
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envoyé
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signé (par le client)
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perdu/refusé
Lorsque le devis revient signé (majoritairement en PDF), il suit ensuite le cheminement suivant :
la personne qui reçoit le devis signé, le transmet au directeur d’agence (DA) ou à moi-même (CDG), par mail.
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Si moi : je transfère le mail au DA en ajoutant des infos nécessaires (date d’intervention, intervenant, commentaires, etc.).
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Si DA : il contre-signe le devis (qui devient donc un contrat) et transfère le mail et le contrat à nos assistantes qui vont retranscrire nos infos (dates, intervenants, etc.) sur notre logiciel ERP, pour que les missions soient planifiées. On appelle ça la “revue de contrat”.
Plusieurs soucis dans ce process : on n’a aucun visuel sur le statut des devis (on ne sait pas s’il est revenu du client, si la revue de contrat a été faite, etc.), si le DA ne me met pas en copie lors de l’envoi de la revue de contrat à nos assistantes, je n’ai pas moyen de visualiser le contenu de la dite revue de contrat (souvent utile à posteriori), obligation pour nos assistantes de créer des dossiers sur un serveur et d’y stocker le devis, le contrat, les mails etc. (alors que ça pourrait se faire automatiquement).
Bref, je réfléchis à la création d’une app qui permettrait de corriger tout ça.
1ère question : Power App est-il le plus adapté pour mon cas ?
J’ai vu qu’il existait (au passé) un flux de process métier, sous forme de timeline à étapes. Je trouvais ça pas mal visuellement. Mais à priori il n’est plus possible d’en créer (?)
Le démarrage du process se ferait, par exemple, par le changement de statut d’une ligne d’un tableur listant tous les devis émis : celui qui reçoit le devis déclare la réception de celui-ci signé dans le tableur, puis glisse/dépose le PDF, choisit à qui il l’envoie (DA ou CDG).
Le DA ou le CDG reçoit une notification (mail ou teams) lui indiquant qu’il a une revue de contrat à faire (et le devis à contre-signer).
Etc, etc.
En bout de course, lorsque l’assistante aura fait le nécessaire dans l’ERP, elle aurait un bouton pour valider qu’elle ait bien fait le nécessaire, et ça enregistrerait les PDF (devis, contrat) et les informations de revue de contrat sur le serveur, dans le bon dossier.
Alors tout ça c’est bien beau, mais je ne suis pas assez chevronné pour faire ça ! J’ai besoin d’aide !
L’un de vous pourrait-il m’aiguiller ?
Merci ! Bonne continuation à tous.
PostID=bs4Nq600qQgpamk
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6 Réponses
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Bonjour
Réponse rapide : Au vu de ta description, oui, c’est possible avec Power Apps + Power Automate.
La timeline que tu évoques est possible en natif avec une app model-driven, mais on peut mettre en place un comportement plus ou moins similaire avec une app canvas.
Après, il est très difficile de te donner un avis clair sans une étude plus approfondie du contexte, qui ne peut se faire qu’avec un échange beaucoup plus long. Comment sont envoyés les mails ? Quelle est la source des données client (tu évoques un ERP) ? As-tu des limitations potentielles pour l’utilisation de licence premium ? Et ce ne sont là que quelques-unes des questions à se poser…
Désolé pour cette réponse en demi-teinte, mais en tant que développeur, j’ai déjà eu à rejeter une solution technique car elle n’était pas compatible avec “le-petit-truc-évident-et-indispensable” (évident pour le client, mais pas pour moi).
CommentID=5Cz9ldgBL0acbIs, PostID=bs4Nq600qQgpamk
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Bonjour et merci pour cette réponse !
Je me doutais bien que mon 1er message, bien que long, ne saurait être suffisant.
Notre ERP est SAGE ERP X3 (une version “custom”) mais je ne désire pas interagir avec ce dernier par d’autres moyens que ceux actuellement en place : les actions finales resteront humaines.
Les mails sont gérés via Outlook 2013.
Je ne crois pas que nous ayons de limitation de nos licences. Hugotr35, tu confirmes ?
CommentID=9vVSAA5Rd4OvjcL, PostID=bs4Nq600qQgpamk
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Quel type d’aide souhaites-tu ? Un accompagnement technique sur l’ensemble du projet ? Sur son démarrage ? Une étude sur sa faisabilité ? Un coup de pouce ponctuel sur le forum ?
CommentID=OHfjl9JukNHYbYJ, PostID=bs4Nq600qQgpamk
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Bonjour et navré de cette réponse tardive, mais les événements personnels ont pris le dessus.
Merci @Ypicot pour ta réponse.
Ce que je souhaite, c’est qu’on me guide quand je rencontre des blocages, ou qu’on me donne des conseils sur la façon de faire, de quelle base partir, etc.
Sans passer par une apps (d’ailleurs si je comprends bien, les apps sont avant tout faites pour être utilisées sur smartphone, mais l’usage voulu c’est le PC), ne serait-il pas possible de faire plus facilement via un formulaire depuis Outlook, dans lequel on préciserait le n° de devis, et qui modifierait in fine le statut du devis dans la liste des devis émis ?
Comme vous le voyez, rien que le démarrage est un calvaire pour moi, tant je suis novice sur les possibilités offertes … alors un grand merci à vous.
Cordialement.
CommentID=p8jQDdlmQnuPmO5, PostID=bs4Nq600qQgpamk
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Bonjour
Pour répondre à quelques-unes des questions que tu te poses :
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Les apps sont faites pour être utilisées aussi bien sur un smartphone que sur un ordi (même si le design dans les deux cas n’est pas du tout le même).
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D’un point de vue technique, les formulaires dans Outlook sont assez galère à mettre en place (très peu de doc technique) mais surtout à déployer. Le plus simple est encore une app (donc en Power Apps) intégrée à Teams, si ce dernier est utilisé dans ta structure.
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Le panel de solutions techniques est très large (Power Apps vs un autre outil low-code vs hard-code …), il est donc assez logique que tu hésites. A ce propos, mauvaise nouvelle pour toi : la solution que tu vas développer ne sera pas parfaite, mais la plus grosse erreur serait de ne rien faire…
Comme évoqué dans mon msg précédent, t’apporter une aide substentielle uniquement par forum me semble délicat. Aurais-tu un budget pour te faire accompagner par une personne compétente ? (détail : pas par moi, je suis full en ce moment)
CommentID=RceEN7NNiRbsGUG, PostID=bs4Nq600qQgpamk
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Hélas non, pas de budget, puisque je fais ça pour me simplifier la vie, et le process actuel (tout par mail) fonctionnant relativement bien, mon employeur n’est pas à l’origine de cette idée de changement.
En continuant à fouiller ça et là sur internet, je m’aperçois que Microsoft Lists permet de répondre à plusieurs fonctions :
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lister les devis
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ajouter des pièces jointes (le devis signé par le client puis le contrat signé par mon directeur)
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ajouter des commentaires (les informations complémentaires à transmettre aux assistantes pour enregistrer le devis/contrat dans l’ERP)
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lancer des flux lors de la modification de l’état d’une colonne (voir plus simplement encore envoyer un mail à un destinataire précis selon certains critères avec les Règles).
La partie “enregistrement des pièces jointes” dans un dossier spécifique peut se régler avec un flux mais plus j’y pense et plus je me dis que ça va être le bordel dans certains cas.
Je vais creuser cette solution “Lists” et je reviens vers vous si besoin.
Hugotr35 : on en reparle cette semaine (?)
CommentID=qDwDp7rl19V28gk, PostID=bs4Nq600qQgpamk
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