Liste Sharepoint via Excel, actualisation des données

  • Liste Sharepoint via Excel, actualisation des données

    Posté par David sur 5 novembre 2024 à 11h23

    Bonjour à toutes et à tous,

    J’ai un petit souci dans une de mes applis,

    Pour des recherches de prénoms via une entrée texte ma base de donnée est une liste Sharepoint créée via un excel qui à des mise à jour auto (remontée d’info d’un annuaire hebdomadairement) qui permet que la liste soit mise à jour si des arrivées ou départ s’effectuent.

    Je me suis rendu compte que dans l’appli, si on recherche des noms qui sont arrivés à posteriori de ma création de liste Sharepoint, les noms n’apparaissent pas.

    J’aurai aimé savoir si il y a un moyen de faire en sorte que ma liste Sharepoint s’actualise lorsque ma remontée excel s’actualise aussi !

    Merci beaucoup et bonne journée !

    R3dKap a répondu Il y a 1 mois, 1 semaine 4 Membres · 14 Réponses
  • 14 Réponses
  • R3dKap

    Membre
    5 novembre 2024 à 19h23

    Salut @David,

    Combien y a-t-il d’éléments dans ta liste SharePoint actuellement ?

    Si tu crées une liste SP à partir d’un Excel, les données présentes dans l’Excel à ce moment-là seront bien chargées dans ta liste. Mais si tu modifies ton fichier Excel ça ne mettra pas à jour ta liste SharePoint. Il n’y a aucun lien entre les 2.

    Les mises à jour sont-elles faites sur la liste ou sur le fichier Excel ?

  • David

    Membre
    6 novembre 2024 à 8h02

    Ahh oui je comprends mieux alors, j’ai environ 7500 éléments dans ma liste et elle est mise à jour via excel.

    Pour palier à ça il faudrait donc que ma base de données soit directement en lien excel dans mon app ?

  • R3dKap

    Membre
    6 novembre 2024 à 11h12

    Je te déconseille d’utiliser un fichier Excel comme source de données pour une application de canevas Power Apps : c’est la pire source de données qui puisse être utilisée -> que des problèmes et surtout des limitations par la suite.

    L’idéal serait que ce soit ta liste SharePoint qui soit régulièrement mise à jour par ton système externe et que ce soit cette liste qui serve de source de données dans ton application.

    Maintenant, si jamais c’est vraiment pas possible, tu peux toujours conserver la synchro externe avec le fichier Excel mais alors il va falloir que tu crées un flux qui s’exécute toutes les nuits pour synchroniser les données de ta liste SharePoint avec le contenu du fichier Excel -> bon courage ! 😅 Très chiant à faire…

    Une chose très importante à savoir aussi : il existe une limite de 2000 éléments que Power Apps peut charger depuis une source de données. Comme ta liste en possède 7500, il va falloir que dans l’application tu mettes en place des filtres pour obliger l’utilisateur à rapatrier moins de 2000 éléments. D’ailleurs par défaut c’est 500 et il faudra déjà que tu le modifies à 2000 dans les paramètres de l’appli.

  • David

    Membre
    6 novembre 2024 à 11h38

    Effectivement j’avais vu pour la limite de données sur powerapps de 500 à 2000, j’ai bien un système qui permet de filtrer pour afficher mes éléments.

    Il me semblais bien qu’excel n’était pas top en tant que base de donnée, comment faire pour que ma liste Sharepoint soit régulièrement mise à jour ? Cela me force à réimporter mes données dans la liste manuellement ou bien on peut faire en sorte qu’elle soit mise à jour autrement ?

    Merci beaucoup pour les précisions !

  • R3dKap

    Membre
    7 novembre 2024 à 9h07

    Tout dépend d’où viennent tes données ?

  • David

    Membre
    7 novembre 2024 à 9h15

    De base c’est une liste excel tiré d’un annuaire via Query qui se met à jour soit tous les jours / semaines / mois, j’avais importé la liste avec MAJ hebdomadaire sur sharepoint pour l’appli mais apparemment la remontée de MAJ ne se fait donc pas …

  • R3dKap

    Membre
    7 novembre 2024 à 12h35

    Ok je vois. Ton Power Query était directement dans le fichier Excel je suppose à l’origine.

    Eh bin t’as qu’à refaire ton Power Query dans un Flux de données Power Apps et tu alimentes directement ta liste SP en le faisant s’exécuter au rythme souhaité… 😉

  • David

    Membre
    14 novembre 2024 à 11h35

    Ok, j’ai réussi à créer mon flux de donnée. Comment je peux faire pour alimenter ma liste SharePoint avec ceci du coup ?

    Merci d’avance !

    • Cette réponse a été modifiée Il y a 2 mois par  David.
    • Cette réponse a été modifiée Il y a 2 mois par  David.
  • DavidZed

    Membre
    15 novembre 2024 à 17h59

    Attention, Les flux de données (DataFlows) alimentent uniquement les tables Dataverse

    Et je confirme, la synchro excel <> Liste SP est vraiment fastidieuse, surtout sur des grandes tables

  • David

    Membre
    25 novembre 2024 à 10h28

    D’accord, à cette étape comment un dataflow peut me permettre donc d’alimenter une liste déroulante de mon appli ?

  • Denis

    Membre
    25 novembre 2024 à 11h45

    Quand on créée un flux de données dans Power Apps, il me semble que l’étape suivante par défaut est la création d’une table Dataverse.
    Mais on peut aussi le faire a posteriori, toujours dans Power Apps.

  • R3dKap

    Membre
    26 novembre 2024 à 20h40

    @David,

    Comment est alimentée la liste déroulante dans ton application ? Qu’y a-t-il dans le Items ?

  • David

    Membre
    9 décembre 2024 à 9h45

    Bonjour, sur ma liste déroulante qui trouve mes prénoms, dans le items, j’ai : FiltrePrénom.

    J’ai juste au dessus, pour filtrer justement en fonction de mes noms, un SearchInput avec en Onchange :

    ClearCollect(FiltrePrénom;Filter(MaBaseDeDonnée;StartsWith(nom;SearchInput.text)))

    Pour l’instant ma base de donnée est une liste SHarepoint qui du coup ne s’actualise pas.

    Je pense que je ne peux rien faire avec les flux de données dataflows car je n’ai pas de licence ?

  • R3dKap

    Membre
    9 décembre 2024 à 16h39

    Ah mince… J’avais pas fait attention que tu voulais alimenter une liste SharePoint et non des tables Dataverse. Du coup, comme le dit David, tu ne peux pas utiliser un dataflow pour alimenter une liste SharePoint.

    Il te faut donc passer par un flux Power Automate qui s’exécutera à intervalles réguliers et qui prendra les données de ton fichier Excel en entrée pour les injecter dans ta liste SharePoint…

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