[Francis]

Annie bonjour,

Pouquoi ne pas passer depuis formulaire et faire

A+ FH

[R3dKap]

Salut @Annie,

CONCEPTION

Alors ton premier schéma est très bien parce-qu’il t’as permis de mettre à plat ton besoin macro. (même s’il aurait été préférable dans un premier de ne pas faire figurer les outils utilisés tels que Forms, Outlook ou SharePoint ; les outils viennent dans un 2è temps pour apporter une solution technique à un problème métier ).

Maintenant, selon moi, il faut rentrer un peu plus dans le détail en combinant sur un nouveau schéma du besoin métier :

• Quels sont les acteurs qui vont intervenir dans ce processus : super important parce-que selon le profil et le rôle des gens qui vont interragir avec ta solution cela peut te diriger vers du Power Apps canvas ou du Power Apps model-driven ou pas de Power Apps dans un premier temps
• Préciser l’apétence de chaque rôle à l’informatique : est-ce que ce sont des gens qui ont l’habitude d’utiliser des systèmes informatiques ou pas ?
• Quels sont les éléments constitutif de ta solution :
  • le dossier de l’employé (avec dedans : les accidents de travail, les absences maladies, les données de base, …) -> je ne fais de différence ici entre “dossier” et “fiche” : le dossier c’est tout les éléments rattachés à un employé dans le cadre de ta solution (données et documents)
  • l’agenda / les tâches
  • les notes
  • les documents (que ce soit SharePoint ou autre chose)

En fait, tu peux repartir de ton schéma mais le compléter en mettant bien : LE dossier de l’employé au centre, des liens vers les fonctionnalités (agenda, tâches, documents, notes), des liens d’interactions partant des différents rôles et allant à la fois vers le dossier et les fonctionnalités, etc. Tu pourrais utiliser des petits pictos pour représenter les différents rôles à la fois sur les liens et au départ des actions d’interraction avec l’application. Tu en trouveras des tonnes ici : https://www.flaticon.com/ (si tu te crées un compte gratuit tu peux télécharger les icônes au format PNG).

Ensuite il faudrait faire un schéma du modèle des données que ta solution va gérer (par exemple en utilisant un outil comme celui-ci : https://www.linkedin.com/posts/brian-archer-a84360118_making-a-start-on-my-next-powerapps-project-activity-7258436033850044417-Slcg?utm_source=share&utm_medium=member_desktop).

Ensuite tu pourrais faire une matrice des autorisations, c’est à dire un tableau croisé pour préciser pour chaque rôle ce qu’il a le droit de faire dans ta solution. Tu peux par exemple faire un tableau avec :

• en ligne : la liste des actions ou des données
• en colonne : les rôles (employé, gestionnaire, responsable RH, administrateur, …)
• et au croisement d’une ligne et d’une colonne : soit juste une croix “x”, préciser L=lecture, E=écriture

Enfin, tu pourras faire un schéma d’architecture technique qui cette fois représentera les outils utilisés : SharePoint / Dataverse, Power Apps, Power Automate, Power BI, Forms, Outlook, etc.

ASPECTS TECHNIQUES

Gestion documentaire

Si tu veux automatiser la transmission par l’employé de documents par courriel, ça va pas être simple parce-que :

• les documents doivent être typés pour que l’on sache de quel type de document il s’agit
• pour identifier le type d’un document :
  • soit le mail et/ou le nom du document doivent être rigoureusement structurés et normés (et évidemment il y aura des erreurs humaines qu’il faudra gérer manuellement)
  • soit tu utilises une IA pour faire le boulot (mais c’est un peu utiliser une Ferrari pour rouler à 20km/h )

Selon moi, et au vu de la solution globale, il faudrait que l’employé puisse avoir lui-même accès à l’application que tu vas créer : celui lui permettrait de consulter son dossier et d’y charger lui-même des documents supplémentaires.

Remarque : multiplier les canaux de chargement de documents (Forms + Outlook + …) multiplie autant les problèmes de conception et de réalisation. Par contre je comprends bien que l’employé puisse venir en personne dans un bureau pour y déposer des documents papiers, auquel cas évidemment le gestionnaire devra les scanner et les mettre lui-même dans l’application.

Aspects sécurité des données médicales

SharePoint ne me semble pas du tout adapté pour gérer de la donnée médicale (trop sensible -> système de permissions sur les données beaucoup trop light). Il te faudrait selon moi, partir sur une solution Dataverse afin d’avoir de vrais objets “roles” qui vont porter les permissions et les positionner au niveau des enregistrements des tables (voire même au niveau des colonnes).

Voilou… Après, c’est pas facile de concevoir une application par forum interposé…

flaticon.com

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[Annie]

WOW, merci de tes supers conseils. OUF, finalement je suis en remise à question à savoir si je change de job ou non : AHAHA😆
Bref, je pense que ca va être plus HARD que je pouvais imaginer. Je suis aussi à me questionner à savoir si je peux pas réaliser quelques améliorations sans entrée dans un grand chantier.

[Annie]

Allo Francis, je ne suis pas sûre de comprendre 🙁

[Denis]

Annie a bossé et Emmanuel a fait une réponse à la hauteur, j’adore 💙
(et je note tout ça, notamment le tuyau drawsql !)

[Francis]

Annie bonjour, désolé c’est une erreur

A+

[R3dKap]

@Annie,

En attendant de partir sur une solution complète bien ficelée, tu peux rester sur ta solution actuelle assez simplement avec les listes que tu as prévues actuellement :

• Une liste EMPLOYES
• Une liste ACCIDENTS DU TRAVAIL
• Une liste ABSENCES MALADIE
• Une liste CLINIQUES
• Une liste MEDECINS-EXPERTS

Mais pour que je puisse te diriger vers le bon paramétrage du site ou de la liste, il faudrait que tu me précises ce que chacun a le droit de faire sur le système : qui a le droit (entre les employés, les gestionnaires et les admins) de consulter, créer, modifier ou supprimer des données dans quelle liste ?

[Annie]

Justement je suis à faire un inventaire des personnes, des droits et des actions. En réalité(et en gros) les gens qui vont avoir accès à ces 5 listes, pourront avoir tout les droits (consulter, créer, modifier ou supprimer des données) pour les 5 listes. Car nous limitons justement ces listes aux gens qui doivent travailler les dossiers. Il est sure, que je vais probablement limiter les listes cliniques et médecin, pour éviter que les gens inscrivent des informations a profusion :).

J’espère que ce projet pourra aider des membres à ne pas hésiter à partager leurs idées, leurs projets, leurs solutions. Ainsi chacun s’améliore.

Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin 🙂