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Envoyer mails quand fichier modifié dans SharePoint avec Power Automate
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Envoyer mails quand fichier modifié dans SharePoint avec Power Automate
Bonjour à tous,
Je découvre à peine Power Automate, donc je suis un vrai vrai novice et j’aurais besoin d’un ptit coup de pouce pour démarrer mon premier flux. Je vous explique mon besoin :
J’ai un fichier Excel dans un dossier SharePoint et aimerais envoyer un mail de notification (à un groupe Sharepoint ou bien une liste définie d’utilisateurs) lorsque qu’il est mis à jour
Et je suis déjà un peu bloqué à la première étape au moment de définir le déclencheur. J’ai choisi le déclencheur “Lorsqu’un élément est créé ou modifié” :
Et quand je vais dans les paramètres du déclencheur, je vois que dans les listes proposées j’ai deux éléments (Documentation et Documentation utile) :
Mais je ne sais pas vraiment comment rentrer le nom de mon dossier à moi qui contient le fichier excel ?
Merci par avance de votre aide et à bientôt
Guillaume
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3 Réponses
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Bonjour Guillaume,
Il vaut mieux choisir le déclencheur Lors de la modification d’un élément ou d’un fichier. Sélectionne Documents.
Ensuite, dans les paramètres avancés, sélectionne Dossier. Ca te permettra de choisir le chemin de ton répertoire.
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Bonjour Guillaume,
Tout d’abord, sache que je ne suis pas un expert 😅.
Sauf erreur de ma part, la fenetre de dialogue attend une Liste SharePoint. Or, tu veux réaliser une extraction sur un fichier excel stocké dans le SharePoint de ton organisation. Tu dois, donc, modifier ton déclencheur. Essaies de voir avec cet exemple :
Je laisserai les experts compléter la réponse, et j’espère ne pas t’induire en erreur.
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Bonjour Geoffroy,
Merci beaucoup pour ton retour. Grâce à tes conseils j’ai pu prendre le bon déclencheur et réussir à faire ce que je voulais. Premier test effectué avec succès :
Maintenant j’aimerais pousser un peu plus le truc. J’ai trois demandes :
<ul style=”list-style-type: circle;”>
- Pouvoir gérer le fichier sur lequel le déclencheur est activé
Pour le moment, mon déclencheur est sur tout un dossier. Est-ce que je peux définir le nom du fichier sur lequel je veux que mon déclencheur s’active ou bien je suis obligé de rester à la maille dossier ?
Dans la partie “Mon code” de mon déclencheur, j’étais tenté de rajouter un “filepath” en dessous de “folderpath” mais je sens que c’est pas comme ça qu’on fait et surtout je ne peux pas éditer mon code
<ul style=”list-style-type: circle;”>
- Pouvoir gérer le déclencheur en fonction de la personne qui modifie le fichier
Le fichier qui m’intéresse dans ce cas est un fichier présent dans un dossier partagé qui est destiné à être téléchargé par plusieurs utilisateurs. J’aimerais que le mail qui est envoyé en cas de modification du fichier ne le soit que lorsque c’est moi qui modifie le fichier. Est-ce possible ou bien il vaut mieux que je gère cela en mettant des restrictions de droits de modifs directement sur le fichier en question dans le dossier SharePoint pour que personne d’autre que moi ne le modifie ?
<ul style=”list-style-type: circle;”>
- Gérer la liste de diffusion :
Pour le moment je vois que je peux renseigner les adresses des destinataires du mail à la main mais ça va être fastidieux. Je vais déjà réfléchir de mon côté à renseigner des adresses de groupe plutôt mais j’ai une question un peu plus farfelue : est-il possible d’envoyer le mail uniqument aux gens qui ont déjà téléchargé le fichier dans le dossier SharePoint ?
Un grand merci par avance pour les précisions et encore merci pour ta réponse rapide Geoffroy
PS : Fabrice, ce n’est pas exactement ce que je voulais faire mais merci également pour ta réponse
Bonne journée à vous
Guillaume
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