[R3dKap]

Salut @Annie,

Mon avis est le suivant : une tâche à automatiser = un flux.

Typiquement, si je mets en place un formulaire Forms et que je dois faire un traitement par flux derrière :

• je vais créer un seul flux qui va gérer toutes les questions et toutes les données saisies dans le formulaire
• je ne vais PAS créer plusieurs petits flux qui vont traiter différentes parties du formulaire

Par contre, dans mon flux unique je vais organiser et segmenter le travail pour qu’il soit plus lisible et plus facile à maintenir. Pour faire ça j’utilise les portées :

Les portées te permettent de regrouper des actions pour mieux organiser ton flux. Tu peux aussi imbriquer les portées : mettre des portées à l’intérieur de portées.

La seule chose que tu ne pourras pas mettre dedans ce sont les initialisations de variables. Les initialisations de variables doivent obligatoirement se trouver “à la racine” du flux.

Et ce qui est absolument CAPITAL dans un flux : c’est de renommer TOUTES les actions pour dire exactement ce qu’elles font. Ca c’est la meilleure pratique que l’on puisse mettre en place dans un flux. Parce-qu’un jour c’est quelqu’un d’autre qui mettra son nez dans tes flux et lorsqu’il verra “Créer un fichier” et “Créer un fichier 2” et “Créer un fichier 3” il va vite être irrité…

Flux parents / flux enfants

Chaîner des flux parents/enfants est extrêmement pratique mais n’a de sens que si un enfant est appelé par plusieurs parents différents ou par le même parent plusieurs fois. Aucun intérêt de créer un flux enfant s’il est appelé une seule fois par un seul flux parent.

Voilà… Je laisse les autres membres donner leur avis…

[Annie]

Wow, un gros merci pour ton commentaires et ton conseil. Honnetement je me dis qu’il était mieux de faire un seul flux, donc j’étais pas dans le champ.

Pour l’organisation, j’avoue que j’avais jamais vraiment porté attention, mais c’est hyper logique. Encore merci je vais procéder ainsi.

As-tu un petit truc pour récupérer mes pj??

[R3dKap]

Salut @Annie,

Pardonc pour le délai. Que veux-tu dire par “récupérer les PJ” ? Tu veux savoir comment récupérer les photos pour les mettre dans l’HTML qui est converti en PDF ?

[Annie]

Oui!
La je tourne en rond…on dirait que je n’arrive plus à récupérer les pj du form (qui sont dans un site sharepoint) pour les apporters dans la list du form et les mettre dans un pdf.😒🤔

[R3dKap]

Salut @Annie,

Voici comment récupérer les photos de ton formulaire…

Dans l’action Analyser JSON tu dois mettre ceci dans le paramètre Schema :

{
    "type": "array",
    "items": {
        "type": "object",
        "properties": {
            "name": {
                "type": "string"
            },
            "link": {
                "type": "string"
            },
            "id": {
                "type": "string"
            },
            "type": {},
            "size": {
                "type": "integer"
            },
            "referenceId": {
                "type": "string"
            },
            "driveId": {
                "type": "string"
            },
            "status": {
                "type": "integer"
            },
            "uploadSessionUrl": {}
        },
        "required": [
            "name",
            "link",
            "id",
            "type",
            "size",
            "referenceId",
            "driveId",
            "status",
            "uploadSessionUrl"
        ]
    }
}

Dans l’action Obtenir le contenu du fichier (c’est l’action du connecteur OneDrive Entreprise), il faut que tu mettes dans le paramètre File le Body id de l’action Analyser JSON :

Et pour finir, dans l’action Ajouter une pièce jointe, tu renseignes les paramètres comme ceci :

• dans Id tu mets le ID de l’action Créer un élément
• dans File Name tu mets le Body name de l’action Analyser JSON
• dans File Content tu mets le File content de l’action Obtenir le contenu du fichier

Pour info, la boucle For each se créera automatiquement lorsque tu alimenteras le paramètre File de l’action Obtenir le contenu du fichier.

Voilou… 😉

J’espère avoir bien compris ton besoin : cette technique va créer un élément dans une liste SharePoint avec les données du formulaire et mettre les photos chargées dans le formulaire en pièce jointe sur cet élément.

C’est bien ça que tu voulais faire ?

[Annie]

Allo @R3dKap

Merci beaucoup je vais tester lundi. Petite question: est-ce toujours OneDrive? Même si le formulaire est crée à partir d’un site particulier? et que les photos s’y dépose??? JE ne sais pas si je suis assez claire ?:(

[R3dKap]

@Annie,

Aujourd’hui il existe en gros 2 méthodes pour créer des formulaires :

1. Microsoft Forms
2. Les formulaires de listes SharePoint

Microsoft Forms

Le premier, Microsoft Forms, existe depuis très longtemps :

• le formulaire Forms est un objet à part entière
• il est déconnecté de tout autre service de M365 : il est indépendant (standalone)
• ses données sont stockées quelque part en interne dans le système

Si tu mets une question de type Pièces jointes dans ton formulaire, les fichiers chargés par les utilisateurs sont stockés dans le OneDrive du créateur du formulaire. Voici par exemple ce que renvoie l’opération Analyser JSON (du flux que je t’ai décris précédemment) pour le chargement d’une pièce jointe dans mon formulaire :

{
    "body": [
        {
            "name": "2025-01-29 21 53 53_Brad PITT.png",
            "link": "https://r3dkap-my.sharepoint.com/personal/contact_r3dkap_fr/Documents/Applications/Microsoft%20Forms/ID%20Photos%20SP/Question/2025-01-29%2021%2053%2053_Brad%20PITT.png",
            "id": "01PWIWZRW7HIVNYNC7YJD25VA3XQNEDAQX",
            "type": null,
            "size": 71888,
            "referenceId": "01PWIWZRXJNFOL7APMMJFZJFQHJQXBZZTG",
            "driveId": "b!tebMmfJXWEmHVBPKk9bFwwBwExUdK41LrnoDIqrFfTLQbc2Cq5pkTpYkq7RhYVza",
            "status": 1,
            "uploadSessionUrl": null
        }
    ]
}

Si tu regardes la propriété link tu vois que la pièce jointe que j’ai ajouté est stockée ici :

Puisque les fichiers sont stockés sur le OneDrive du créateur du formulaire, il faut donc utiliser l’action Obtenir le contenu du fichier du connecteur OneDrive pour pouvoir lire leur contenu.

Ensuite, pour accéder aux données du formulaire tu as 2 possibilités :

1. Tu passes par Microsoft Forms et tu cliques sur le formulaire puis sur le bouton Voir les réponses : il va te les charger dans un fichier Excel avec les données à l’instant t.
2. Tu passes par un flux Power Automate et tu utilises l’action Obtenir les détails de la réponse : le flux s’exécutera à chaque fois qu’un utilisateur va soumettre le formulaire.

Formulaires de listes SharePoint

Par Formulaires de listes SharePoint je veux parler de cette nouvelle fonctionnalité qui est arrivée il y a peu de temps :

Fonctionnalité qui te permet de créer de jolis formulaires comme ceci :

Lorsque tu crées un formulaire de ce type, en réalité derrière tu crées en même temps une liste SharePoint dans laquelle il va y avoir exactement une colonne pour chacune des questions que tu vas mettre dans ton formulaire.

Dans ce type de formulaire tu ne peux mettre qu’une seule question de type Pièces jointes car en réalité les fichiers chargés lors de la soumission du formulaire seront stockées en tant que pièces jointes (fonctionnalité native depuis l’existence de SharePoint en 2003) de l’élément de liste créé pour les réponses de la soumission du formulaire. A contrario, dans un formulaire Microsoft Forms tu peux mettre autant de questions de type Charger le fichier.

Maintenant, sur ce type de formulaire SharePoint, si tu dois faire un traitement particulier sur les fichiers qui sont chargés lors de sa soumission, alors tu dois créer un flux Power Automate avec comme déclencheur SharePoint Lorsqu’un élément est créé et utiliser :

• l’action Obtenir les pièces jointes du connecteur SharePoint
• puis l’action Obtenir le contenu de la pièce jointe du connecteur SharePoint (là il va te créer automatiquement une boucle)

Conclusion

Donc tu vois que tout dépend du type de formulaire que tu crées et surtout de ce que tu veux faire avec les pièces jointes qui sont chargées lors de la soumission d’une réponse au formulaire.

1. Qu’as-tu créé comme formulaire ?
2. Que veux-tu faire avec les pièces jointes ?

[Annie]

@R3dKap

Wow, t’es un super prof et surtout c’est clair et fonctionnel comme information. Tu as toujours de bon exemple et de bon visuel. Mille merci.

Nous avons utiliser la méthode “traditionnel” de création du formulaire avec le FORM, qui a été crée à partir d’un groupe “team” et je peux retrouver les images dans le site sharepoint dans les dossiers: application/form.

Je veux récupérer les pj pour les avoir dans la liste que j’ai créer pour avoir l’ensemble de nos données et créer un pdf avec les réponses et les images.

Mais déjà avec tes explications, je comprends un peu mieux les diverses possibilités. Encore merci tu es un vrai mentor!