[Theophile CHIN-NIN]

Bonjour,

Effectivement, une liste n’est accessible pour etre utilisée en lookup (= colonne type recherche) que au sein d’une même collection de site, il n’est pas possible de la rendre accessible à plusieurs collection de site.
Vos listes peuvent cependant etre centralisée sur une collection de site, et affichées dans d’autres collections de site via la recherche de SharePoint, principalement en utilisant les webpart personnalisés SPFx PnP Search, mais cela ne permettra quand meme pas d’utiliser ces informations via des colonnes de recherche.

La “duplication” et “synchronisation” des données est effectivement une solution mais difficile à maintenir et pas hyper sécurisé car vous risquez à tout moment de perdre la synchro, de créer des boucles infinies de mise à jour, pas très évolutive car vous devez remonter une usine à gaze en cas de nouvelle filliale, etc…

Quelle est l’usage de ces colonnes type recherche sur les sites filliales ? Avez-vous regardé les Managed Metadata (métadonnées gérées en français) ?

CommentID=puvutqQgyfyiKUP, PostID=xvt4oAo3KpTyzJx

[Delphine]

C’est ce que je craignais.

Pour les métadonnées je vois l’idée mais c’est vraiment la partie lookup qui m’intéresse dans ce cas.

Dans ce qui est prévu pour le moment

• Gérer des affichages personnalisés en fonction de ses différents éléments (classement par filiale, par client, par service, …)

• Programmer les flux d’approbation des documents, en fonction de la société et du service sélectionné, d’envoyer la demande à la bonne personne.

• Programmer divers workflows (demande de congés, note de frais, …) qui font appel à des validations de responsables qui seraient stockés dans des listes.

• Gérer des listes communes (clients, personnel, …) entre les différentes filiales en évitant la re-saisie et les risques d’erreurs (exemple, en cas de changement d’adresse d’un client, le service Commercial met à jour sa liste client et l’info est reprise automatiquement au service Facturation quand celui-ci doit édité un document avec l’adresse du client).

• Utiliser les listes en cascade dans les formulaires personnalisés et les applications qui sont prévues dans notre déploiement.

Pendant que j’écris ce message, je viens de penser à quelque chose. Je pourrais aussi utiliser tout simplement des formulaires personnalisés pour mes bibliothèques / listes qui vont piocher l’info qui va bien dans mes listes initiales.

CommentID=AYBjJ8SrIujQxJF, PostID=xvt4oAo3KpTyzJx

[Delphine]

Après essais, ça semble correspondre à mon besoin et c’est plutôt simple à la mise en œuvre (je vais cherche le title de ma ListeInitiale avec une combobox et je balance ensuite les infos des colonnes qui m’intéressent dans les cases du formulaire de mes listes / bibliothèques). 👍

Je vais même pouvoir automatiser ma codification de documents, ce qui était impossible avec les colonnes en lookup qui ne peuvent pas être prise en compte pour les valeurs calculées. 😀

(Ca parait sûrement pas grand chose pour des experts mais il faut savoir que j’ai découvert Sharepoint et PowerApps il y a 3 mois et que je suis pas de formation informatique à la base)

CommentID=4GR2ILfpP6LIyHm, PostID=xvt4oAo3KpTyzJx

[R3dKap]

Bonjour @Delphine,

Juste pour info… La bonne pratique veut que les données communes à l’ensemble de l’entreprise soient gérées via le TermStore (magains de termes) où sont stockées les Managed Metadata (métadonnées gérées) comme indiqué par @Theophile.

Les avantages de procéder ainsi sont multiples :

• ces données peuvent être hiérarchisées

• les libellés peuvent être multilingues

• les données sont centrales à l’ensemble des applications (pas seulement SharePoint)

• les données peuvent être facilement réorganisées (déplacées, copiées, etc.)

• elles peuvent être utilisées pour mettre en place une navigation particulière sur les sites SharePoint

• elles peuvent porter des propriétés personnalisées

Et avec tout ça, Power Apps les gère bien puisque dans les formulaires il génère automatiquement des combo box avec les valeurs directement dedans (comme pour les lookups ou les choices). Sauf erreur de ma part, la seule chose qui n’est pas encore supportée c’est le choix d’une valeur dans une hiérarchie de métadonnées.

Bravo pour les compétences acquises sur le tas… 😉👍

CommentID=R3mGuFIRpAQncwK, PostID=xvt4oAo3KpTyzJx

[Delphine]

Bonjour @R3dKap

Je vais creuser un peu mais je suis pas certaine que ça correspondent à ce que je souhaite faire. Pour la liste des services ou des sociétés, ça me parait bien adapté effectivement.

Mais par exemple ma liste salariés, il faut que ça reste facile de créer un nouveau salarié pour le service RH (avec une liste, un formulaire personnalisé, je suis sûre que les infos sont correctement saisies).

Une fois les infos mises dans cette liste, elle peut ensuite être utilisée dans l’ensemble de mes sites :

• Création de courrier type qui reprend juste nom / prénom / adresse de la liste salarié

• Récupération des infos nom / prénom / poste / ancienneté pour le suivi des accidents de travail (donc une nouvelle liste avec des infos en lookup une fois le salarié sélectionné)

• Récupération du nom / prénom / service / responsable pour transmission de la demande de congés (donc là aussi une nouvelle liste avec des infos en lookup une fois le salarié sélectionné + publipostage)

• …

Pour ça, je vois pas trop comment les métadonnées gérées peuvent m’aider (ou alors j’ai raté un gros truc dans leur fonctionnement, ce qui n’est pas impossible).

CommentID=fbjjUQ6rx2zUaaf, PostID=xvt4oAo3KpTyzJx

[R3dKap]

Tout à fait d’accord avec toi… 😊

Les métadonnées seront plus adaptées à ta liste de services, départements, sociétés, etc.

Et une liste SharePoint sur une collection “commune” pour tes salariés sera effectivement plus pratique.

Attention toutefois à la sécurité : toute personne qui utilise une application Power Apps exploitant cette liste de salariés implique que l’utilisateur a accès à minima en lecture à la liste. Et s’il découvre l’url “par hasard” il peut y voir toutes les données de tout le monde. Après, il existe des solutions de contournement pour ça… Dis-moi si ça t’intéresse…

SubCommentID=k6rDo1q54v2ZS60, CommentID=fbjjUQ6rx2zUaaf, PostID=xvt4oAo3KpTyzJx

[Delphine]

@R3dKap Effectivement, je n’avais pas pensé à cet aspect sécurité. Je suis donc preneuse de ta solution de contournement (si réalisable par une novice 😀 )

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