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Suivi du traitement des factures
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Suivi du traitement des factures
Bonjour
j’ai un nouveau projet qui consiste à faire le suivi du traitement des factures.
Voici le workflow classique :
- la facture est enregistrée dans une liste sharepoint à l’accueil
- elle est ensuite envoyée à la direction pour affectation
- l’agent d’accueil envoie la facture au département auquel le traitement est affecté
- le chef du département affecte en interne à un de ses collaborateurs pour traitement
- le collaborateur du DF traite la facture qui suit un autre workflow interne au département des finances jusqu’à l’émission de l’ordre de virement et du chèque
- l’OV et le chèque sont envoyés à l’agent d’accueil qui se charge de le transmettre au bénéficiaire
Je voudrais savoir la meilleure façon de digitaliser ce processus
voici les exigences
- tous les acteurs de la chaine doivent pouvoir consulter le niveau de traitement de la facture
- après la dernière étape, le temps de traitement de la facture doit être calculé automatiquement dans une colonne
- des possibilités de rappels peuvent être ajoutés pour éviter les dépassements de délais de traitement
Merci pour vos conseils et aides précieuses
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Cette discussion a été modifiée Il y a 9 mois, 2 semaines par
Marielle.
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2 Réponses
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Hello Marielle,
La solution qui me parait la plus simple, est d’ajouter une colonne de type choix à ta liste, qui va représenter l’étape de process du traitement de la facture, avec pour options les différents états possibles, par exemple :
- Attente d’affectation à un département
- Attente d’affectation à un agent
- Chèque ou ODR en cours d’émission
- Attente de transmission au bénéficiaire
- Traitement terminé
- Traitement annulé
L’idée ensuite, est d’avoir un flux automatisé, qui va se déclencher sur la modification d’un élément de la liste (mettre un filtre odata pour écarter les items qui ont le statut Traitement terminé ou annulé dès le déclencheur).
Ensuite, mettre un switch sur la valeur de la colonne statut avec une branche pour chacune des 4 premières étapes, plus 0 : quand l’item vient d’être créé et que le statut est vide (il faut lui créer sa propre branche et non utiliser celle par défaut comme dans mon screenshot ci-après).
L’idée est ensuite, pour chaque branche, de vérifier si l’action précédente a été réalisée, et si tel est le cas, envoyer un message à la personne en charge de l’étape suivante, celà devrait ressembler à ceci :
Il faudra prévoir une colonne “chèque/virement émis le:” et “chèque/virement envoyé le:” qui serviront de vérification de l’exécution de ces tâches
Il est possible d’optimiser ce flux car celui-ci va se redéclencher inutilement à la dernière étape. Dans ce cas, il faut prévoir dans la condition de déclenchement du flux, les seuls cas où il est censé être lancé.
Enfin, ce n’est qu’une approche, il en existe bien d’autres qui sont tout aussi valides, par exemple un flux qui va durer tout le temps du process en accompagnant chaque élément de la liste du début à la fin du traitement (Solution valable si le traitement des factures doit être fait en moins de 48h, sinon c’est vite la pagaille d’avoir XXX flux en cours en même temps).
Pour les relances, le plus simple est d’avoir un second flux, plannifié, qui liste tous les items de la liste qui ne sont pas terminés et dont la date de modification est supérieure à X jours, et envoi d’un message au destinataire concerné en fonction de l’étape de l’item.
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Bonjour,
Marielle, est-ce que vous avez réalisé le projet? Puis-je obtenir vos commentaires? Je travaille sur un projet similaire. Merci beaucoup.
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