[R3dKap]

Salut Vincent,

Quelques questions :

1. Que veux-tu dire par “recopier le formulaire” ?
2. Le formulaire est-il figé ? C’est-à-dire contient-il des champs bien défini ou est-il dynamique ?
3. Qu’envoies-tu aux utilisateurs ? Un lien vers le formulaire ?
4. Pourquoi ne pas utiliser Microsoft Forms ? Trop simpliste ? Quelles sont les besoins auxquels Forms ne répond pas ?

[Vincent]

Salut RedKap merci de t’insteresser à ma problématique

Aujourd’hui la fiche remplie dans Infopath et envoyée complétée en page XML par email, simplement en cliquant sur un bouton.

Dans power app, j’ai commencé à coder dans le bouton “Envoyer” quelque chose qui va récuperer tous les champs complétés pour les recopier dans l’email des déstinataires mais je pense qu’il doit y avoir plus simple et moins fastidieux

1. Que veux-tu dire par “recopier le formulaire” ? Dans infopath le formualire rempli est envoyé en XML aux destinataires
2. Le formulaire est-il figé ? Oui Rien de dynamique, champ texte / date / case à cocher
3. Qu’envoies-tu aux utilisateurs ? Un lien vers le formulaire ? Non le formulaire rempli au format XML (à noté que XML n’est pas un prérequis, pdf, txt ou texte brut dans le corps du message … ca me va)
4. Pourquoi ne pas utiliser Microsoft Forms ? Trop simpliste ? Quelles sont les besoins auxquels Forms ne répond pas ? Forms ne convient pas car, à mon sens, il est utile pour faire des statistiques, une enquete. Ici j’ai besoin d’une “fiche d’identité” utilistateur à transmettre entre services, type formulaire d’embauche.

[R3dKap]

Ok je vois… Mais peut-être si tu me décris ton besoin je pourrais t’aiguiller sur une solution simple et pratique. C’est quoi le process à la base ?

[Vincent]

ok,

J’ai un formulaire *.xsn rempli par des utilisateurs

Dans ce formulaire, on rentre des informations sur un salarié exemple nom, année de naissance, poste …

A la fin du formualire j’ai un bouton “envoyer”.

Quand l’utilisateur termine de remplir la fiche et appuie sur envoyer le document est transformé en fichier xml et envoyé par email à différentes personnes (toujours les mêmes et paramétrés dans infopath)

C’est juste ça et c’était hyper simple avec infopath

[R3dKap]

1. L’utilisateur qui rempli la fiche il la rempli avec ses propres informations ou il rempli les informations d’un autre utilisateur ?
2. Est-ce que c’est grave si un utilisateur A peut voir les informations remplie dans le formulaire par un autre utilisateur B ?
3. L’envoi des informations saisies est juste informatif ? Il n’y a pas de traitement derrière ?
4. Est-ce que celui qui reçois les éléments saisis dans le formulaire peut retoucher ces éléments ou il n’y a accès qu’en lecture seule ?

[Vincent]

L’utilisateur qui rempli la fiche il la rempli avec ses propres informations ou il rempli les informations d’un autre utilisateur ?

Prenons un exemple : Je suis l’utilisateur qui rempli la fiche, je rempli la fiche d’un futur stagiaire NOM PRENOM AGE SERVICE …..

Est-ce que c’est grave si un utilisateur A peut voir les informations remplie dans le formulaire par un autre utilisateur B ?

Non le but étant de faire circuler l’information

L’envoi des informations saisies est juste informatif ? Il n’y a pas de traitement derrière ?

Aucun traitement je souhaite juste transmettre cette information par email

Est-ce que celui qui reçois les éléments saisis dans le formulaire peut retoucher ces éléments ou il n’y a accès qu’en lecture seule ?

Aucun retraitment

[R3dKap]

Ok… Alors franchement, te casses pas la tête… 2 solutions possibles selon moi :

<h4>Solution 1 – Forms + Power Automate</h4>

1. Tu fais un formulaire Forms avec les 2 ou 3 questions et infos à saisir
2. Tu crées un flux Power Automate qui se déclenche à chaque réponse au formulaire
3. Dans ce flux tu envoies un mail aux destinataires souhaités avec dans le corps du mail les différents éléments saisis

Avantages : ça se fait en 10mn chrono ; tu peux formater le contenu de ton mail comme tu veux

Incovénients : pour voir l’ensemble des saisies réalisées sur le formulaire faut que tu passes par Forms et que t’ailles exporter les données du formulaire dans Excel ; moins de possibilité sur les types de champs

<h4>Solution 2 – Liste SP + alerte SP</h4>

1. Tu crées une liste SharePoint avec les quelques champs à saisir
2. Tu donnes accès à cette liste en modification aux utilisateurs qui ont le droit de créer de nouvelles entrées pour de nouveaux stagiaires et en lecture à ceux qui doivent juste être informés
3. Tu envoies un petit mail aux lecteurs pour leur indiquer comment se créer une alerte sur cette liste
4. Ainsi, à chaque fois que quelqu’un créera une nouvelle ligne dans cette liste, le lecteur sera informé par mail et en cliquant sur le lien à l’intérieur du mail il pourra voir l’élément de la liste et donc ce qui aura été saisit

Avantages : possibilité de gérer les droits de modif/lecture ; visibilité simple et claire de l’historique de l’ensemble des saisies juste en consultant la liste

Inconvénients : pas de mail formaté à ta sauce ; les lecteurs doivent faire une manip’ pour être informés des nouveaux éléments de la liste

[Vincent]

Merci beaucoup

Ces deux solution je les ai un peu explorées la premières semble plus adaptée

La deuxième je l’avais testée, ça ne me convient pas, créer une liste sharepoint pour au final ne pas pouvoir envoyer d’email sauf si l’utilisateur s’enregistre.

En fait pour tout te dire j’étais parti sur la piste de créer une liste sharepoint et la transformer en email avec Power Automate (en gros un mélange de ta solution 1 et 2 😀) mais je n’ai jamais utilisé cet outil donc il faut que je m’y mette, ca semble assez indispensabe Power Automate dans l’univers M$

Maintenant ta proposition avec Form me semble idéale sauf qu’au lieu des 10mn je vais y passer une bonne 1/2 journée avant de comprendre le fonctionnement de Power Automate…

Merci !

[Vincent]

En fait c’est assez simple car il y a un modèle Form > Outook tout prêt 😋

Ca m’a ouvert une autre question que j’ai posé du coté de Power Automate …

Merci encore