Créer une tâche dans Planner à partir d'un e-mail

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  • Créer une tâche dans Planner à partir d'un e-mail

    Posté par Xavier NOEL-BRIAND sur 27 octobre 2022 à 4h28

    Bonjour les experts, de nombreuses sollicitations nous arrivent encore par e-mail, et nécessitent de rentrer dans notre planification de projets. Nous utilisons Planner pour nous répartir les tâches d’un service. Mon besoin serait de pouvoir automatiser la création d’une tâche dans un Planner.

    Comme déclencheur, je vois plusieurs solutions :

    Déclencher un flow manuellement à partir de Outlook mais je n’ai pas trouvé dans la bibliothèque des modèles de flow

    Faire suivre le mail reçu dans ma inbox et devant faire l’objet de la création d’une tâche vers l’inbox d’un groupe M365 (celui qui porte le planner) et automatiser la création de la tâche dans Planner pour tout nouveau mail entrant et contenant dans l’objet “TODO” par exemple

    Avez-vous déjà traité ce besoin ? Je suis preneur de tout astuce sur ce sujet.

    PostID=a89fLhi2Mf2jyPq

    Mick a répondu Il y a 7 mois, 3 semaines 1 Membre · 5 Réponses
  • 5 Réponses
  • Delphine

    Membre
    27 octobre 2022 à 7h48

    Bonjour,

    Sur une problématique similaire (avec Trello plutôt que Planner) j’ai procédé ainsi

    • Création d’une “Liste de distribution” dont je suis membre pour recevoir les mails systématiquement (ça doit fonctionner de la même manière avec un groupe M365).

    • Configuration d’un flux avec le déclencheur “When a new mail arrives (V3)” et avec le critère “To : adresse mail de la liste de distribution”

    • Création ensuite d’une carte dans Trello (pour toi, un task dans Planner) en sélectionnant l’espace de travail, le tableau et la liste que je souhaite (pour Planner c’est le Group, le Plan et le Bucket). C’est l’événement “Create a task” pour Planner

    Si c’est toi qui transfère les mails à cette liste de distribution, tu peux mettre un objet de mail adapté qui pourra être le titre de la tâche dans Planner.

    J’avais préféré opter pour un déclencheur sur une liste de distribution plutôt que directement sur mon adresse mail ou un groupe 365

    • Pour éviter la création automatique de tâches “parasites” si mes critères étaient trop larges (et inversement une tâche non créée si les critères sont trop réduits)

    • Pour n’avoir qu’une adresse mail de contact pour éviter que des sollicitations soient envoyées qu’à un destinataire pour lequel le flux ne serait pas configuré.

    • Pour éviter que des mails automatiques liés à l’activité SharePoint ou autres soient pris en compte dans mon déclencheur alors qu’il n’y a pas de sollicitations derrière.

    J’espère avoir pu t’aider.

    CommentID=gC6fifT79XK4xcU, PostID=a89fLhi2Mf2jyPq

    • Xavier NOEL-BRIAND

      Membre
      28 octobre 2022 à 16h25

      Merci Delphine pour ton retour.

      Ma problématique est sensiblement différente puisque ce n’est que pour que très peu de mails que je souhaite créer une tâche dans Planner. Alors j’ai adopté une solution simple : je me transfère le mail en mettant dans l’objet [PLANNER XXX], puis création d’une règle Outlook qui classe ce mail dans un dossier Outlook [PLANNER XXX]. Mon déclencheur est basé sur un mail arrivant dans le dossier [PLANNER XXX]. Et ça fonctionne bien !

      Mon problème maintenant est de récupérer en bon français le contenu du mail car le contenu dynamique “Corps” de l’email dans le flow me renvoie du charabia 🙁

      Si tu sais comment récupérer du texte propre, je suis preneur 😉

      SubCommentID=NY2ZNcJFJGzWXNM, CommentID=gC6fifT79XK4xcU, PostID=a89fLhi2Mf2jyPq

  • Delphine

    Membre
    2 novembre 2022 à 7h52

    Xavier NOEL-BRIAND

    Le charabia est du langage HTML.

    Je ne l’ai jamais utilisé mais dans PowerAutomate tu as une fonction pour convertir le langage HML en texte brut.

    A voir si ça fonctionne bien.

    CommentID=EZOUv08Yr8QTfpX, PostID=a89fLhi2Mf2jyPq

  • Xavier NOEL-BRIAND

    Membre
    2 novembre 2022 à 9h35

    Merci Delphine ça fonctionne parfaitement 😄

    CommentID=QKW84BjWxkiIvmg, PostID=a89fLhi2Mf2jyPq

  • Mick

    Membre
    29 novembre 2022 à 14h40

    Bonjour,
    Il y a un flux prédéfini qui permet de paramétrer cette fonctionnalité assez simplement. Il suffit de paramétrer la connexion à la boite aux lettres, et au teams avec le Planner.
    Les tâches ne sont créer que lorsque les messages sont taggués avec le flag.

    Par contre j’essaye d’utiliser cette fonctionnalité sur une boite aux lettres partagé, mais le seul connecteur qu’il reconnaisse c’est mon adresse pro. D’où ma question, est-il possible de forcer la connexion avec une boite aux lettres partagés ?
    Merci d’avance.

    CommentID=ZGiUAYIJda30WPn, PostID=a89fLhi2Mf2jyPq

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