Envoyer un mail avec un fichier PDF Crée sur SharePoint

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  • Envoyer un mail avec un fichier PDF Crée sur SharePoint

    Posté par zohra sur 18 mai 2023 à 11h40

    Bonjour à tous,

    S’il vous plait, je voudrais créer des flux sur power automate qui me permet d’envoyer un mail à des des personnes avec un fichier PDF qui est crée sur SharePoint. Chaque personne reçois un un mail avec le fichier crée selon le nom de ce fichier, ça veut dire que chaque fichier PDF est dédié à une personne concerné. La liste des noms de fichiers et les mails des personnes concernée se trouve dans un tableau sur Excel.

    Merci de me proposer comment faire pour commencer ce travail, je suis débutante en Power Automate, merci d’avance.

    PostID=SBayb90ZbRVwk4X

    zohra a répondu Il y a 2 mois, 3 semaines 1 Membre · 2 Réponses
  • 2 Réponses
  • DavidZed

    Membre
    22 mai 2023 à 16h02

    Bonjour zohra ,

    Tout d’abord, pour ce qui est du forum, il faut poster les questions dans la section concernée, ici “Power Automate” car la section “Base de connaissances” est dédiée aux trucs et astuces à partager avec la communauté 👍

    Pour ce qui est de ton besoin, il y a plusieurs options, je te recommande de mettre à plat ton process pour choisir celle qui sera le plus adaptée :

    Il te faudra en premier lieu choisir le déclencheur :

    L’envoi d’un mail est automatique : exemple quand un fichier est créé dans la bibliothèque

    L’envoi est planifié : Tous les emails sont envoyés chaque Lundi, une fois par mois…

    L’envoi est instantané ? Une personne est chargée de lancer le flux depuis la bibliothèque SP ou depuis le fichier Excel…

    Ensuite tu vas devoir ajouter les actions nécessaires à la récupération des données :

    La solution la plus simple : si chaque fichier a un destinataire unique, ce serait certainement d’ajouter une colonne de métadonnées de type texte ou personne (Si les destinataires sont des utilisateurs internes) à la bibliothèque Sharepoint où sont les fichiers et y renseigner le destinataire. Cela permettrait de ne plus avoir à utiliser le fichier excel.

    Si l’utilisation du fichier Excel est obligatoire, la contrainte va être liée au fait que le nom du fichier n’est pas une donnée unique, par exemple, deux fichiers peuvent avoir exactement le même nom, s’ils sont dans des dossiers différents. Il faudra donc être en mesure d’avoir l’Id du fichier ou son url dans le tableau Excel afin de pouvoir le récupérer dans le flux

    Une fois cela fait, il faudra récupérer le fichier avec une action sharepoint : “Obtenir un fichier” ou “Obtenir un fichier avec un lien”

    Pour la fin du flux il faudra le terminer avec une action Envoyer un email avec Outlook

    Pour la pièce jointe, il faudra la paramétrer dans les options avancées.

    Voilà quelques pistes, si besoin tu peux te baser sur les modèles proposés par MS, et regarder comment ils sont construits : Envoyer un e-mail personnalisé lors de l’ajout d’un nouveau fichier | Microsoft Power Automate

    CommentID=h9XRf1iEG2pG6jX, PostID=SBayb90ZbRVwk4X

  • zohra

    Membre
    24 mai 2023 à 12h27

    Merci David😊

    CommentID=PkqjLX8lRP6I8JM, PostID=SBayb90ZbRVwk4X

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