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Gestion électronique de courriers
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Gestion électronique de courriers
Hello tout le monde
J’ai besoin de votre aide pour réaliser une petite GEC à l’aide d’une liste de courriers arrivée sur Sharepoint et un flux que je n’arrive pas à bien canaliser pour l’instant 😅
Comme je disais, dans ma liste Sharepoint j’enregistre les informations basiques du courrier
- date et heure d’enregistrement (=par défaut date du jour)
- objet
- expéditeur
- Numéro chrono (que je crée avec une formule dans mon flux power automate après enregistrement de l’élément)
- Catégorie (facture, proforma, autres courriers…)
Une fois que le courrier est enregistré, idéalement un mail de notification sera envoyé à la DG pour affectation à un département (mais en pratique pour le moment le courrier est mis sous parapheur, envoyé à la DG qui indique le département auquel le courrier est affecté)
Le courrier revient donc au secrétariat qui enregistre dans la liste 5harePoint) de courriers arrivée :
- le département auquel le courrier est affecté
- la date d’affectation (mentionné directement sur le courrier par la DG)
- la version scannée du courrier
Mon challenge est de concevoir le flux qui me permet de faire ce qui suit :
- remplir automatiquement le champ “Date de transmission”
- remplir la liste correspondante au niveau du département concerné (par exemple pour les factures, un nouvel enregistrement est ajouté à la Liste FACTURES du département des Finances)
- un mail est envoyé au chef département avec en copie la version scannée du courrier
J’espère que tout cela est clair.
J’ai essayé de le faire mais j’ai rencontré deux problèmes :
- dans la liste FACTURES du DF par exemple plusieurs enregistrements de la même facture ont été générés (j’ai dû désactiver le flux pour que ça s’arrête 😅).
- trop de notifications (les utilisateurs se sont plains)
- la secrétaire préfère qu’un récap des nouveaux courriers de chaque département soit envoyé par mail deux fois dans la journée (à 11h et à 16h)
Merci d’avance pour votre aide
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6 Réponses
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Bonjour Marielle,
Point 1 : Il faudrait vérifier si le flux modifie la liste SharePoint, ce qui expliquerait pourquoi il se redéclenche plusieurs fois.
Point 3 : Il existe des déclencheurs récurrents pour lancer le flux à heure fixe. Avec une étape qui vérifie la date d’inscription afin de ne traiter que les courriers enregistrés depuis le déclenchement précédent, ça devrait le faire.
Point 2 : idem point 3 pour n’envoyer les notifications que deux fois par jour
Sinon, une capture de ton flux aiderait bien.
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Bonjour Marielle,
Tu peux développer les actions Condition, Mettre à jour l’élément et Mettre à jour l’élément 2 ?
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Bien sûr
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Alors effectivement, le flux se relance lui-même automatiquement. Il faudrait peut-être ajouter un champ de type Oui/Non dans la liste SP qui passerait à Oui à la fin du flux.
Et le flux ne se déclencherait que pour les enregistrements où ce champ vaut Non (à mettre dans les paramètres du déclencheur).
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Merci Geoffroy
J’ai testé et ça fonctionne.
🙏
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