Gestion électronique de courriers

  • Gestion électronique de courriers

    Posté par Marielle sur 31 janvier 2024 à 9h46

    Hello tout le monde

    J’ai besoin de votre aide pour réaliser une petite GEC à l’aide d’une liste de courriers arrivée sur Sharepoint et un flux que je n’arrive pas à bien canaliser pour l’instant 😅

    Comme je disais, dans ma liste Sharepoint j’enregistre les informations basiques du courrier

    • date et heure d’enregistrement (=par défaut date du jour)
    • objet
    • expéditeur
    • Numéro chrono (que je crée avec une formule dans mon flux power automate après enregistrement de l’élément)
    • Catégorie (facture, proforma, autres courriers…)

    Une fois que le courrier est enregistré, idéalement un mail de notification sera envoyé à la DG pour affectation à un département (mais en pratique pour le moment le courrier est mis sous parapheur, envoyé à la DG qui indique le département auquel le courrier est affecté)

    Le courrier revient donc au secrétariat qui enregistre dans la liste 5harePoint) de courriers arrivée :

    • le département auquel le courrier est affecté
    • la date d’affectation (mentionné directement sur le courrier par la DG)
    • la version scannée du courrier

    Mon challenge est de concevoir le flux qui me permet de faire ce qui suit :

    • remplir automatiquement le champ “Date de transmission”
    • remplir la liste correspondante au niveau du département concerné (par exemple pour les factures, un nouvel enregistrement est ajouté à la Liste FACTURES du département des Finances)
    • un mail est envoyé au chef département avec en copie la version scannée du courrier

    J’espère que tout cela est clair.

    J’ai essayé de le faire mais j’ai rencontré deux problèmes :

    • dans la liste FACTURES du DF par exemple plusieurs enregistrements de la même facture ont été générés (j’ai dû désactiver le flux pour que ça s’arrête 😅).
    • trop de notifications (les utilisateurs se sont plains)
    • la secrétaire préfère qu’un récap des nouveaux courriers de chaque département soit envoyé par mail deux fois dans la journée (à 11h et à 16h)

    Merci d’avance pour votre aide

    Marielle a répondu Il y a 1 semaine, 5 jours 2 Membres · 6 Réponses
  • 6 Réponses
  • Geoffroy

    Membre
    31 janvier 2024 à 13h18

    Bonjour Marielle,

    Point 1 : Il faudrait vérifier si le flux modifie la liste SharePoint, ce qui expliquerait pourquoi il se redéclenche plusieurs fois.

    Point 3 : Il existe des déclencheurs récurrents pour lancer le flux à heure fixe. Avec une étape qui vérifie la date d’inscription afin de ne traiter que les courriers enregistrés depuis le déclenchement précédent, ça devrait le faire.

    Point 2 : idem point 3 pour n’envoyer les notifications que deux fois par jour

    Sinon, une capture de ton flux aiderait bien.

  • Marielle

    Membre
    6 février 2024 à 11h53

  • Geoffroy

    Membre
    7 février 2024 à 21h56

    Bonjour Marielle,

    Tu peux développer les actions Condition, Mettre à jour l’élément et Mettre à jour l’élément 2 ?

  • Marielle

    Membre
    12 février 2024 à 8h25

    Bien sûr

  • Geoffroy

    Membre
    12 février 2024 à 18h00

    Alors effectivement, le flux se relance lui-même automatiquement. Il faudrait peut-être ajouter un champ de type Oui/Non dans la liste SP qui passerait à Oui à la fin du flux.

    Et le flux ne se déclencherait que pour les enregistrements où ce champ vaut Non (à mettre dans les paramètres du déclencheur).

  • Marielle

    Membre
    15 février 2024 à 15h57

    Merci Geoffroy

    J’ai testé et ça fonctionne.

    🙏

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