Optimisation du temps de travail HEBDO

  • Optimisation du temps de travail HEBDO

    Posté par Nathan sur 4 février 2025 à 19h35

    Objet : Besoin d’aide pour automatiser une tâche avec Power Automate

    Bonjour la Communauté,

    Je cherche à optimiser mon travail quotidien via Power Automate. Bien que je sois assez compétent en informatique, cet outil est une découverte complète pour moi.

    J’ai fait appel à mon ami “Copilot” en lui fournissant les besoins et les détails ci-dessous, mais rien n’y fait. Le mode étape par étape ne fonctionne pas et l’autodidacte que je suis arrive à saturation.

    Ce n’est pourtant pas compliqué, je pense, mais je n’arrive même pas à obtenir un demi-script complet.

    Pouvez-vous m’aider ou me partager un script pour répondre à ce besoin ?

    Voici ce que j’ai entré dans Copilot mot pour mot (traduction complète de mon besoin) :

    <hr>

    Automatisation d’une tâche récurrente via Power Automate

    Contexte :

    J’ai six chantiers correspondant à six numéros :

    • Chantier 1 = 1810000035
    • Chantier 2 = 1810000030
    • Chantier 3 = 1810000015
    • Chantier 4 = 1810000031
    • Chantier 5 = 1810000024
    • Chantier 6 = 1810000027

    Pour chaque chantier, j’ai plusieurs fournisseurs (exemple entreprise :

    • Aldes France
    • Pum Plastique
    • Tereva
    • Sider Chantoiseau
    • Kiloutou

    (Cette liste n’est pas exhaustive)

    Mail à traiter :

    Je reçois dans ma boîte de réception Outlook, dans ma sous-catégorie “STREAMSERVE”, pour chaque commande un mail en provenance de streamserve@xxxx.com, intitulé de cette façon (exemple) : “Bon de commande 3382353.0 du 04-FEV-25 / ALDES FRANCE / Manchon – anneau phonique – Mise en GEIDE demandée”.

    Le titre est décomposé en 4 parties :

    1. “Bon de commande 3382353.0 du 04-FEV-25 /” (partie éphémère)
    2. “ALDES FRANCE” (fournisseur, pour classer le mail dans un dossier sur mon bureau)
    3. “Manchon – anneau phonique” (sujet du bon de commande, pour nommer le mail dans le dossier)
    4. “Mise en GEIDE demandée” (partie à ne pas conserver)

    Dans ce mail, il y a systématiquement 1 ou 2 pièces jointes contenant l’un des numéros de chantier cités plus haut.

    Objectif de la tâche :

    Enregistrer le mail .msg dans un dossier parent “TEST POWER MAIL” qui contient 6 dossiers portant le nom de chacun de mes chantiers, en prenant en compte le numéro de chantier dans les pièces jointes. Ensuite, en fonction du fournisseur trouvé dans le sujet du mail, enregistrer le mail dans le dossier fournisseur lui-même dans le dossier chantier. Par exemple, le dossier Chantier 1 contient un dossier pour chaque fournisseur cité plus haut. Enfin, enregistrer le mail avec le format de nom suivant : Date – sujet du bon de commande.

    Exemple : Notre mail “Bon de commande 3382353.0 du 04-FEV-25 / ALDES FRANCE / Manchon – anneau phonique – Mise en GEIDE demandée” devient “2025-02-04 – Manchon – anneau phonique“.

    Avant de me proposer un script ou un processus, vous pouvez me poser des questions pour avoir plus de précisions. Je souhaite que ce soit un guide étape par étape ultra détaillé afin de ne pas galérer à créer l’automatisation.

    —————————————————————————————————————————————————————————–

    Je m’en remet à vos services et votre aide à dispo en MP pour mettre à jours certains points

    • Cette discussion a été modifiée Il y a 3 jours, 2 heures par  Nathan.
    Nathan a répondu Il y a 1 jour, 2 heures 2 Membres · 2 Réponses
  • 2 Réponses
  • R3dKap

    Membre
    5 février 2025 à 18h54

    Salut @Nathan,

    Ce que je ferais à ta place c’est la chose suivante : plutôt que de stocker tes emails et des PJ dans des dossiers multiniveaux d’une bibliothèque de documents SharePoint, je créerais une liste SharePoint pour y renseigner :

    • les caractéristiques de chaque mail (n° commande, date commande, fournisseur, sujet)
    • le contenu du mail
    • les PJ du mail

    Ainsi, chaque ligne de ta liste correspondrait à un mail reçu. Tout l’intérêt réside dans le fait que tu vas alors pouvoir utiliser les fonctions de regroupement, de filtrage, de tris et de vues des lites SharePoint pour “organiser” tes mails reçus.

    Tu vois ce que je veux dire ?

    En gros, ta liste serait constituée des colonnes suivantes :

    • N° commande (ici tu utilises la colonne Titre par défaut que tu renommes)
    • Date commande
    • Fournisseur
    • Sujet
    • Contenu du mail (colonne de texte multiligne au format “Texte enrichi”)
    • PJ (ça c’est natif, y’a pas besoin de la créer)

    Et dans ton flux tu utilises le déclencheur A l’arrivée d’un nouvel e-mail (V3) et tu fais les actions suivantes :

    1. Tu récupères le contenu du mail avec l’action Obtenir un e-mail (V2) en spécifiant que tu veux aussi récupérer les PJ
    2. Dans différentes variables tu récupères les données intéressantes (n° commande, date commande, fournisseur, etc.)
    3. Tu crées une ligne dans ta liste SharePoint en y spécifiant les valeurs de tes colonnes à partir des variables ; le contenu du mail et les PJ tu les spécifies également dans les paramètres de cette action de création de ligne en les récupérant de l’étape 1

    Tu vois l’idée générale ?

  • Nathan

    Membre
    6 février 2025 à 19h06

    Bonjour, merci de cette réaction. Merci de ce niveau de détail. Je vais essayer de m’y pencher ce week-end et je ne manquerai pas de Répondre à Ta solution il est possible que je sois trop fermé dans ma vision des choses Effectivement. 😅

    Je n’ai pas pensé qu’il y avait des moyens plus simple de voir les choses

Connectez-vous pour répondre.