Bonnes pratiques SharePoint

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  • Bonnes pratiques SharePoint

    Posté par Jfk2lax sur 29 mars 2023 à 13h36

    Bonjour,

    Besoin de vos retours sur la création de bibliothèque de documents dans un site SharePoint. Quelles sont les bonnes pratiques ? Que faites vous quand vous avez un site SharePoint à créer qui s’apparente plutôt à un serveur de fichiers.

    1- Une bibliothèque de documents (par défaut) et plusieurs sous dossiers (RH, Production, Compta…)

    2-Plusieurs bibliothèque, RH, Production, Compta dans le même site

    3-Plusieurs sous sites reliés à un site hub.

    Si vous avez des retours d’expériences car je me pose toujours la question quelle est méthode.

    Merci les experts.

    DavidZed

    PostID=ijdsEuyp2lJStpy

    Patrice a répondu Il y a 7 mois, 2 semaines 1 Membre · 3 Réponses
  • 3 Réponses
  • DavidZed

    Membre
    29 mars 2023 à 13h45

    Hello Jfk2lax ,

    J’aurais tendance à dire que c’est en fonction de la taille de la structure et de l’appréciation du volume / de la complexité de la GED que va attendre le client.

    De base je partirais sur un site par entité pour la gestion simplifiée des droits, mais pour une PME de 50 salariés ou moins, un seul site peut être plus adéquat.

    Après je ne suis pas spéicaliste Sharepoint 🙂 je laisserai bien un expert s’exprimer la dessus 🙂

    CommentID=Be0NapoKP1fjdN3, PostID=ijdsEuyp2lJStpy

    • Jfk2lax

      Membre
      29 mars 2023 à 13h52

      Oui pour des PME de 50 / 80 personnes max.

      SubCommentID=UgzwGgtqhfkZD8c, CommentID=Be0NapoKP1fjdN3, PostID=ijdsEuyp2lJStpy

  • Patrice

    Membre
    13 avril 2023 à 8h33

    Hello Jfk2lax

    Effectivement la première chose à considérer est la volumétrie. Une bibliothèque SharePoint peut contenir 30 millions d’éléments mais Microsoft recommande de ne pas stocker plus de 300 000 fichiers dans une seule bibliothèque pour ne pas impacter négativement la synchronisation vers les postes de travail. Il faut aussi considérer qu’au delà de 100 000 éléments, il n’est plus possible d’interrompre l’héritage des autorisations.

    Par ailleurs nombre d’experts SharePoint considère qu’une bibliothèque ne doit pas avoir plus de 30 à 50 000 éléments pour des questions de performance.

    Une fois ces considérations prises en compte, il faut comprendre les besoins et le fonctionnement du client.

    Personnellement, pour les raisons évoquées plus haut, je pense qu’il est plus judicieux d’avoir plusieurs sites (même si l’on peut avoir 1 seul site avec plusieurs bibliothèques à l’intérieur). D’une part parce que la préconisation aujourd’hui est d’avoir des hiérarchies de fichiers les plus à plat possible (en sachant qu’un nom de fichier est limité à 255 caractères) et d’autre part parce que cela permettra plus de souplesse en termes d’autorisation, d’utilisation des étiquettes de rétention et/ou de confidentialité, ou d’organisation des équipes Teams.

    Il est ensuite tout à fait possible d’avoir un site hub qui permettra une recherche sur l’ensemble des sites.

    En espérant que cela puisse t’être utile 🙂

    CommentID=veI3LKLDjysxNCg, PostID=ijdsEuyp2lJStpy

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