Librairie SP – PowerApps ?

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  • Librairie SP – PowerApps ?

    Posté par anthony sur 31 mars 2022 à 7h43

    Quel plaisir de voir une communauté FR M365.

    Ma question n’est pas technique mais plutôt un échange sur des bonnes pratiques.

    J’ai un client interne qui me demande de lui mettre en place une GED pour une de ses librairies. Les utilisateurs ne sont pas forcément à l’aise avec l’outil digital.

    Ce que je n’aime pas avec les libraires SP est le parcours de l’utilisateur pour qualifier un document car il n’est pas possible de lui associer un formulaire (contrairement aux listes)

    • Je charge mon document

    • Je sélectionne propriété

    • Je qualifie

    • J’enregistre

    Si j’ai plusieurs documents, je peux passer en mode grille mais franchement l’expérience utilisateur est horrible en mode grille (c’est lent, dès fois le terme ne veut pas apparaître…). A cela s’ajoute les risques d’erreurs en mode grille.

    Bref sincèrement c’est super lourd pour l’utilisateur final et qui risque de décrocher à un moment…il va déposer son document et ne va pas le qualifier…je peux certes envoyer une gentille carte adaptive qui va l’aider mais il finira par la zapper

    Avec une apps Powerapps en standalone (parce que les forms powerapps attaché à la libraire sont trop restrictifs. et trop dangereux…je supprime la libraire par inadvertance…plus de forms !) le parcours est simplifié

    Je clique sur un bouton me permettant d’accéder au formulaire, je sélectionne un ou plusieurs documents, je les qualifie et hop c’est terminé. C’est propre, nickel et pas ou peu d’erreurs de qualifications.

    reste que pour editer un document c’est un peu plus complexe mais le post d’april sur ce sujet me donne de l’espoir (pas encore testé)

    Mais reste toujours cet épineux problème de maintenance.

    Avec SP c’est plus simple et à la portée de mes clients

    Avec Powerapps, plus compliqué. Une formation est obligatoire

    Pourquoi ce post, parce que nous sommes accompagnés pa un consultant (car je suis tout seul pour 7000 personnes) et qu’il a détruit ce que j’ai fait un prétextant que ce nt pas l’idéal du point de vue parcours utilisateur.

    C’est la raison pour laquelle je vous pose cette question :

    • Dans quels cas préviligiez vous d’utiliser powerapps pour librairie ? (hormis le coup des licences ?

    Hâte de vous lire

    PostID=ofhJcOFQb78rHLa

    R3dKap a répondu Il y a 7 mois, 2 semaines 1 Membre · 8 Réponses
  • 8 Réponses
  • R3dKap

    Membre
    1 avril 2022 à 8h11

    @anthony, ravi que tu apprécies le site… 😉

    Mon avis sur tes interrogations :

    1. Effectivement c’est souvent le reproche que l’on fait à SharePoint (et moi le premier)… La mécanique de chargement et de qualification des documents se fait toujours en 2 étapes distinctes : d’abord tu charges, ensuite tu qualifies. Ce qui aboutit forcément à des tonnes de documents non qualifiés… 🙄

    2. Tu peux customiser un formulaire de bibliothèque (attention en français on dit Bibliothèque de documents ; c’est en anglais qu’on dit Document library… 😉) avec Power Apps. Mais ça ne changera rien au point 1… re-🙄

    3. La solution de créer une application Power Apps dédiée au chargement de documents en masse avec obligation de les qualifier avant de les charger dans SharePoint me semble la meilleure approche.

    4. Il n’y a aucun coût de licences si tu fais du Power Apps avec du SharePoint… 😉

    5. Tu mets une grosse baffe à ton consultant en lui disant qu’il ferait mieux de te prévenir avant de supprimer tes propres créations (perso je l’aurais déglingué 👊)

    Il se trouve que je suis en train de construire un composant appelé le LibraryExplorer permettant dans une application de canevas Power Apps de naviguer dans une bibliothèque de documents SharePoint quasiment comme on le ferait sur SharePoint :

    Ca me fait pense que je pourrais y intégrer un bouton Upload document qui déclencherait un événement OnUploadDocument pour permettre de gérer le chargement de documents en dehors du composant… 🙂

    N’hésite pas si tu veux plus d’infos ou creuser ta solution…

    CommentID=Kx24En91ceD9LiH, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

    • anthony

      Membre
      1 avril 2022 à 12h39

      Tu me rassures. Je commençais à avoir des doutes.

      Il est génial ton composant…je veux la même chose ❤️ d’autant que je ne suis pas fan de faire une recherche de documents au sein de l’apps powerapps car pour le coup, SP est très puissant avec les vues, le panneau de filtres etc…

      Pourquoi Microsoft n’a pas prévu d’associer un formulaire (comme une liste SP) lorsque l’on souhaite ajouter un/des documents dans une biblio…C’est p-être voulu tu me diras 😉

      Pour les licences, j’essaye d’éviter de passer par du dataverse

      Pour le consultant oui, j’ai voulu le dégommer lol

      SubCommentID=7c2wtKRWLuBizrQ, CommentID=Kx24En91ceD9LiH, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

  • R3dKap

    Membre
    1 avril 2022 à 15h59

    Bon, par contre, la complexité pour faire ce que tu veux faire n’est pas négligeable :

    • il va falloir extraire le composant Pièces jointes d’un contrôle formulaire pour le mettre directement sur ton écran de l’appli

    • obliger ensuite l’utilisateur à saisir les métadonnées de ces documents (ce que tu appelais la qualification) via un formulaire dédié (ou simplement des champs de saisie)

    • puis sur un clic sur un bouton appeler un flux Power Automate auquel il faudra transmettre :

      • les données brutes de tous les documents

      • leurs métadonnées associées

    Le rôle du flux sera double :

    • créer les fichiers dans la bibliothèque de documents

    • leur affecter à chacun les métadonnées concernées

    En conséquence, le temps de chargement total des fichiers sera un peu plus que doublé :

    • une première fois pour ajouter les documents au contrôle des pièces jointes (et donc à ton application)

    • une deuxième fois pour transmettre tous les documents au flux

    • une dernière fois (mais plus rapide celle-là normalement) pour créer les fichiers dans la bibliothèque

    Mais le gros avantage c’est que les métadonnées tu ne les saisis qu’une seule fois pour tous les documents chargés.

    Et puis, faudra pas non plus charger 800Mo en une fois… 😉

    CommentID=khclLcsNGXvpHPr, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

    • anthony

      Membre
      1 avril 2022 à 16h06

      Je te rassure, c’est déjà fait. Pour moi, c’est le meilleur moyen pour s’assurer de la qualification du document. Important pour la qualité de l’information…

      J’ai une autre bibliothèque pour un autre service qui s’appuie sur ce modèle. Elle est très appréciée car pour les utilisateurs c’est simple…donc pas de peur…alors qu’avec SP…

      Bon j’ai qd même pas simplifié la barre de menu de SP avec du code JSON..reste que le menu contextuel n’est pas encore paramétrable (hormis en jouant avec les authorisations)

      SubCommentID=eWQMly8pJYXXk3b, CommentID=khclLcsNGXvpHPr, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

    • anthony

      Membre
      1 avril 2022 à 16h09

      J’ai limité la taille des fichiers à 20 mo par fichier…et les utilisateurs doivent saisir une date de suppression ou d’archivage.

      Un flow tourne une fois par jour et supprime ou déplace le ou les documents dans une bibli que j’ai nommé archive et qui est en lecture seule. J’ai ajouté une colonne DOCid afin de m’assurer de l’authenticité du document…makis p-être qu’il existe une meilleure solution concernant cette bibliothèque d’archive ?

      SubCommentID=6Mjkd6zND5eas9z, CommentID=khclLcsNGXvpHPr, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

  • R3dKap

    Membre
    1 avril 2022 à 16h31

    Non, ça me paraît bien : simple et efficace… 😉

    CommentID=r5lxyUJOb5iaBFJ, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

  • anthony

    Membre
    1 avril 2022 à 16h36

    Merci. Par contre tu as raison pour les perfs lors du chargement…mais bon je préfère cela que d’avoir des documents non qualitfiés…et puis ils ont le droit à un joli spinner

    Ps : désolé pour le SPAM, je pose pas mal de questions

    CommentID=mdPH4a0xM2hf3s5, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

  • R3dKap

    Membre
    2 avril 2022 à 8h44

    Aucun pb… 😉

    CommentID=RzdcUO4tbYtF0OK, PostID=ofhJcOFQb78rHLa

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