[R3dKap]

@philippe on va plutôt passer par un simple Google Meet via le navigateur (j’espère que ça pourra marche chez toi) parce-que ton entreprise n’autorise la connexion Teams qu’avec des domaines autorisés. Ou alors si tu arrives à demander à ton IT d’autoriser le domaine r3dkap.fr pour que l’on puisse se connecter via Teams…

A toi de voir…

CommentID=WzvM6mtnbyxDokp, PostID=P3kqhLcGFmuRQzy

[R3dKap]

Salut @Christelle,

Contacte-moi sur LinkedIn (in/egallis). On va faire une petite visio passke si on passe par message interposés ici ça va être trop long…

CommentID=127AFeSFxmOVmsS, PostID=niLTqJtPYMT76NM

[R3dKap]

@Marion voici ci-joint la solution : tu y trouveras le flux et les 2 fichiers de test que j’ai utilisé.

N’hésite pas si tu as des questions ou des problèmes…

CommentID=70dciMJvKfQpJBL, PostID=CCWAcEm9qqnSWF3

[R3dKap]

Ok, donc si j’ai bien compris, sur ta capture où on voit les 2 fichiers Excel, l’idée c’est :

• je balaye le fichier de droite

• pour chaque ligne je recherche dans le fichier de gauche l’élément correspondant en me basant sur son ID

• je mets à jour le statut de l’élément dans le fichier de gauche avec le statut de l’élément du fichier de droite

C’est bien ça ?

CommentID=aZML9jNwm1EUVI9, PostID=CCWAcEm9qqnSWF3

[R3dKap]

Salut @Christelle,

Tu es obligée de passer par un flux Power Automate. En effet, le contenu des pièces jointes d’un élément de liste SharePoint n’est pas disponible directement depuis Power Apps. Le contrôle Attachments ne possède le contenu que des pièces jointes que tu viens juste d’ajouter (AVANT la soumission du formulaire). Une fois le formulaire soumis, tu le perds.

Donc, il te faut créer un flux Power Automate auquel tu vas transmettre l’ID de l’élément, le contenu du mail, puis dans le flux tu vas chercher les pièces jointes de l’élément en question pour les mettre en attachement du mail envoyé.

Si tu as besoin d’aide là-dessus n’hésite pas. Mais tu verras c’est plutôt simple…

CommentID=wePes9lDRDSC9fK, PostID=niLTqJtPYMT76NM

[R3dKap]

4. Pourquoi 1 bib/région n’était pas intéressant du point de vue parcours utilisateur ?

7. Pourquoi y’aurait un pb de perfs à cause des fichiers extraits ? C’est jute un flag sur le fichier…

De mon point de vue, le vrai pb de perfs c’est d’avoir une seule bib. avec des droits cassés au niveau des dossiers… Mais ça mériterait débat…

CommentID=gEaaPpc8Su6PjMZ, PostID=aRhSNjRlGrFMcLU

[R3dKap]

Et donc je viens de faire un flux tout simple qui se déclenche à la modification d’un élément de liste : il récupère les pièces jointes et les enregistrent dans la bibliothèque de documents par défaut -> AUCUNE BOUCLE INFINIE.

Ca marche très bien. Donc il doit y avoir autre chose de ton côté qui provoque le pb. On peut peut-être se faire une p’tite visio Teams vendredi dans l’après-midi si tu veux…

CommentID=1ZWNfAvItGFAtGr, PostID=P3kqhLcGFmuRQzy

[R3dKap]

Petite correction sur ma réponse d’avant : il faudra quand même un dossier par élément pour éviter les doublons de noms de fichiers…

CommentID=vKkcBVuHUK2tNqU, PostID=P3kqhLcGFmuRQzy

[R3dKap]

Ah et pour ce qui est de l’erreur que tu as régulièrement, sauf erreur de ma part, c’est parce-que l’action de création du dossier déclenche une erreur si le dossier existe déjà. Donc c’est à toi de modifier la Condition d’exécution après pour l’action qui suit afin que le flux poursuive son exécution même s’il y a une erreur à la création du dossier :

CommentID=Fg5MUOyzsUVFqD6, PostID=P3kqhLcGFmuRQzy

[R3dKap]

@philippe un grand merci pour ces réponses hyper détaillées qui me permettent d’avoir une bonne vision sur ton besoin.

Il me semble que la clé de ton problème se situe dans cette phrase :

Je sens que la solution de la pièce jointe ne vous convient pas, qu’elle n’est pas idéale car consulter les pièces jointes oblige à aller sur l’élément de la liste, afficher son panel d’infos, dérouler le formulaire jusqu’en bas et (enfin) cliquer sur la pièce jointe.

Moi aussi je déteste cette expérience…

C’est la raison pour laquelle je ne mets jamais les documents en pièce jointe de mes éléments de liste. A la place, je crée une bibliothèque de documents dédiées dans laquelle j’ajoute une colonne de recherche vers ma liste. Ainsi, tout document ajouté dans la bibliothèque est “lié” à un élément de la liste.
Evidemment, cela implique que :

1. Soit on customise le formulaire SharePoint pour faire en sorte que les pièces jointes ajoutées à un élément ne soient non pas stockées en tant que pièces jointes de l’élément mais plutôt stockées dans la bibliothèque et liées à l’élément en question.

2. Soit on crée une petite application Power Apps (de scratch ou générée à partir de la liste SharePoint) et on la modifie pour que, comme pour le point 1, les pièces jointes ajoutées à un élément soient plutôt stockées dans la bibliothèque.

Du coup, plus de flux qui doit gérer les pièces jointes. Les justificatifs sont tous dans la même bibliothèque et ils sont consultés en passant par l’application (on ne va jamais manuellement dans la bibliothèque via SharePoint -> pas très pratique).

Par contre, faudra juste un flux pour que les documents ajoutés à l’élément via l’application soient bien enregistrés dans la bibliothèque plutôt que en pièce jointe de l’élément.

Est-ce que tu me suis ?

Maintenant si tu veux rester sur la solution actuelle, étant donné que les pièces jointes peuvent être (et sont souvent) ajoutées APRES la création de l’élément, la solution que l’on a mise en place n’est pas adaptée.
Mais j’en reviens à la question initiale : comment se fait-il que le simple fait de lire une pièce jointe d’un élément modifie l’élément lui-même ? Puisqu’il faut bien que l’élément soit REmodifié à l’intérieur du flux pour qu’il déclenche cette boucle infinie…
Je vais faire 2 ou 3 tests là-dessus et je reviens vers toi…

CommentID=wu11L7gurwZl8Nf, PostID=P3kqhLcGFmuRQzy

[R3dKap]

Ah oui si tu es pressée par le temps, ça risque d’être compliqué… Est-ce que tu as encore besoin d’aide du coup ?

CommentID=tZyMoExJwy81j1w, PostID=CCWAcEm9qqnSWF3

[R3dKap]

@Charly est-ce que tu peux préciser “en un clic” ?

L’idée c’est de cliquer sur un bouton et ça insère dans le PDF un horodatage et un nom/prénom ?

Après il y a aussi la possibilité d’utiliser le contrôle Pen Input (Entrée du Stylo en français) pour dessiner une signature au doigt sur un écran tactile et insérer la photo de la signature directement dans le PDF…

CommentID=nkPQ3Nty1kTtZCL, PostID=YePgib7ehLsHTTs

[R3dKap]

Suis pas sûr de bien comprendre… Si je récapitule…

Ta bibliothèque principale :

• y’a 5000 lecteurs

• y’a 50 contributeurs (de différentes régions)

• y’a un dossier par région ? ou alors une colonne Région pour que les lecteurs puissent retrouver le document d’une région ou la notion de région n’a pas d’importance ?

• est-ce que dans la même bibliothèque il y a un mélange de documents accessibles à tous et d’autres documents confidentiels avec un accès restreint ?

• j’ai compris que tu as créé une vue Mes documents qui n’affiche que les document du user connecté

• j’ai pas compris le coup du JSON : c’est une colonne customisée ou c’es vraiment la barre d’outil au-dessus de la bibliothèque que t’as changée ? t’as fait ça comment ?

• le coup de l’extraction aussi j’ai pas bien suivi

Ta bibliothèque d’archive :

• je suppose que tu y déplaces les documents de ta bibliothèque principale

• qu’est-ce qui déclenche l’archivage ?

• l’idée c’est que cette bib. aie la même structure que celle d’origine

Autres questions :

• C’est quoi l’idée de la bibliothèque de Référentiel ? C’est parce-qu’il y a des documents de différents types dans la bibliothèque principale et que ceux qui sont des référentiels tu aurais bien voulu les mettre dans une bibliothèque séparées ?

• J’ai l’impression que tu vois la bibliothèque comme une “page d’accueil” à partir de laquelle on devrait pouvoir tout faire, jusqu’à naviguer vers une autre bibliothèque, etc. As-tu pensé à créer de vraies pages SharePoint où tu placerais tes différentes bibliothèques ?

CommentID=PpVDhINykeYOvix, PostID=aRhSNjRlGrFMcLU

[R3dKap]

Ok, merci pour la capture du déclencheur.

Et du coup, tu aurais la bonne capture pour l’emplacement exact où l’erreur apparaît ?

CommentID=C8TgAIov3ABo9PS, PostID=U66k14fOZnetmio

[R3dKap]

Ah… Alors j’ai une mauvaise et une bonne nouvelle… 😅

La mauvaise c’est qu’utiliser un fichier Excel sur un OneDrive comme “stockage de données” pour une application Power Apps qui va être partagée avec plusieurs personnes n’est pas la bonne approche. Tous ceux qui se sont lancés dans cette voie s’en sont mordus les doigts parce-que :

1. Un OneDrive est un espace de stockage personnel et n’est pas fait pour être utilisé pour du partage d’équipe (même si techniquement c’est possible)

2. Le partage de données sur fichier Excel et surtout l’accès concurrent pose rapidement des problèmes de stabilité

La bonne nouvelle c’est qu’il y a une autre solution tout aussi gratuite : SharePoint. C’est vrai que souvent les citizen développeurs comme toi restent sur de l’Excel par méconnaissance de SharePoint, mais en réalité c’est très simple d’utilisation et la pris en main est facile. Et si ça se trouve, tu connais déjà et tu manipules déjà un minimum dessus.

Du coup je t’encourage vraiment à basculer sur 2 petites listes SharePoint parce-que ça va vraiment te faciliter la vie après coup.

Kestendi ? On reste sur Excel ou on bascule sur SharePoint ?

Si tu décides de basculer sur SharePoint alors je te donnerais 2 ou 3 astuces pour créer tes listes proprement… 😉

CommentID=59834Elx1FjUim5, PostID=CCWAcEm9qqnSWF3